Thuiswerken: veilig (samen)werken en bereikbaar blijven

Thuiswerken: veilig (samen)werken en bereikbaar blijven

Vanaf het moment dat thuiswerken een must werd in deze gekke tijd, proberen we zo goed mogelijk het kantoor thuis voort te zetten. Op deze manier zorgen we er zoveel mogelijk voor dat het virus zo min mogelijk kan verspreiden. Hoe blijf je ervoor zorgen dat je medewerkers makkelijk en veilig thuiswerken continueren? Hoe hou je je medewerkers scherp, actief en gemotiveerd op afstand? En hoe blijf je bereikbaar voor je klanten? We deelden al eens eerder risico’s en maatregelen bij thuiswerken hier. Hierbij nog wat opfrissers en tips!

Motivatie op afstand

De één heeft het thuiswerk helemaal geadopteerd terwijl de ander weer regelmatig op kantoor te vinden is. We weten dat niet iedereen de mogelijkheid heeft om thuis te werken, maar mocht dat wel zo zijn dan weet je dat jezelf motiveren nog wel eens lastig kan zijn. Je bed is gevaarlijk dichtbij en je tv staat in het zicht. Daarnaast is je buurman ook thuis en kan hij besloten hebben om zijn woonkamer eens flink te verbouwen. Een paar reminders:

Zorg voor de ideale werkplek | Maak een schema | Werk in kleine blokken | Vermijd afleiding | Heb persoonlijke doelen | Zorg voor jezelf

Bereikbaar blijven

Gezondheid is prioriteit nummer één. Daarna komt natuurlijk ook de gezondheid van je onderneming en de dienstverlening voor je klanten. En dat begint vaak met bereikbaarheid. Nu je medewerkers meer thuiswerken, wil je ook dat ze inkomende oproepen op je bedrijfsnummer kunnen aannemen. En uitgaand kunnen bellen met het vaste bedrijfsnummer. Een aantal tips hoe je dit voor elkaar krijgt:

Schakel bedrijfsnummers door naar mobiele nummers van jou en je medewerkers. Dat kan met nagenoeg elke telefooncentrale, en zeker met een Hosted VoIP telefooncentrale.

Gebruik Hosted VoIP apps om inkomende oproepen thuis te ontvangen op je smartphone of laptop, net zoals je ze ontvangt op je vaste toestel op kantoor. En bijkomend voordeel is dat je ook nog eens uitgaand kunt bellen met het vaste bedrijfsnummer. Zo ziet degene die je belt niet je privé-nummer.

Veilig blijven (samen)werken

#1 Het beveiligen van je bedrijfsnetwerk

Je bedrijfsnetwerk is de basis voor veilig thuiswerken. Het geeft je toegang tot al je software, apps, data en documenten. Daarom is het belangrijk van je bedrijfsnetwerk een fort te maken. Dat doe je door updates van systemen en software structureel bij te werken. En door te zorgen dat toegang tot je bedrijfsnetwerk goed te controleren is. Met persoonlijke toegang via veilige verbindingen.

#2 Het beveiligen van je laptop en andere devices

Zakelijke en privé apparaten worden gebruikt om vanuit huis te werken. Je beveiliging is zo sterk als de zwakste schakel. Zorg dus dat al die apparaten op een veilige manier verbinding maken met je bedrijfsnetwerk en dat ze voorzien zijn van de laatste updates. En installeer een up to date anti-virus pakket.

En maak je gebruik van een WiFi-verbinding, zorg dan altijd dat het je eigen netwerk is en voorzie deze van een sterk wachtwoord. Zo voorkom je dat anderen in je buurt ‘meekijken’.

#3 Veilig omgaan met e-mail en het versturen van bestanden

Naast video, chat en bellen is e-mail een van de meest gebruikte communicatiemiddelen. Zeker nu iedereen vanuit huis werkt. Verstuur bijlages met gevoelige informatie in e-mails het liefst versleuteld, met een wachtwoord dat je via een ander communicatiemiddel deelt. Of gebruik een beveiligde opslag in de cloud, zoals Microsoft OneDrive.

En in tijden zoals nu, zijn er altijd personen die misbruik proberen te maken van de situatie. Let op phishing e-mail. Phishing e-mail speelt vaak in op je angst om iets kwijt te raken of opgelicht te worden. De afzender vraagt je snel te reageren, om je impulsief te laten handelen. De e- mails lijken afkomstig van grote bedrijven, hebben veelal een vreemd afzendadres en bevatten vaak spel- of grammaticafouten. Let op deze kenmerken.

#4 Aandachtspunten voor veilig internetten

Controleer bij websites waar je inlogt of gegevens deelt altijd eerst of je je op de juiste website bevindt, door de URL te controleren op eventuele spelfouten. En check altijd of de website gebruikmaakt van een beveiligde verbinding. Dat zie je aan de ‘https‘ in plaats van ‘http’ linksboven in je browser. Je kunt daar ook controleren of de website gebruikmaakt van een geldig certificaat.

#5 Bedachtzaam omgaan met social media en videobellen

Het is ontzettend leuk om te zien hoe het thuiswerken bij jouw collega’s of klanten eruit ziet. En het screenshot van die unieke vrijdagmiddagborrel via Microsoft Teams is ook het delen waard. Let wel goed op wat je deelt via social media. Zorg dat er geen gevoelige of verborgen informatie zichtbaar is. Bijvoorbeeld in een presentatie of Excel die op je beeldscherm zichtbaar is voor anderen.

Meer weten?

Alert en gefocused blijven is erg belangrijk, op die manier blijven medewerkers gemotiveerd en gaat het werk onvermoeid door. Maar het belangrijkste is wel die veilige thuiswerkplek, en daar komen wij in beeld. Mocht je meer willen weten over hoe je je (thuis)werkplek het beste kan beveiligen? Neem dan eens contact op met één van onze accountmanagers: telefonisch +297 588 7171 of per mail info@successfully.aw.